As procurações utilizadas para a retirada de medicamentos por terceiros no Farmácia Popular ainda geram dúvidas entre equipes de atendimento e gestores. Especialistas alertam que, mais do que conhecer os modelos aceitos, é fundamental adotar processos de conferência documental para garantir segurança jurídica e evitar glosas em auditorias.

Segundo Guilherme Mesquita, CEO da Regulariza Farma, as procurações seguem as regras previstas no Código Civil Brasileiro, e o programa exige apenas que o documento contenha poderes específicos ou plenos poderes para a retirada de medicamentos.

Conferência dos dados é o principal fator de segurança

Embora o reconhecimento de firma receba atenção especial, o principal cuidado das farmácias deve estar na conferência das informações constantes nos documentos. A orientação é verificar se os dados do paciente e do representante legal correspondem exatamente aos documentos apresentados.

De acordo com o especialista, cerca de 90% das inconsistências observadas em auditorias estão relacionadas a erros cadastrais, como divergências de nome, CPF ou RG.

Modelos aceitos e assinatura eletrônica

Tanto a procuração pública quanto a particular podem ser utilizadas, desde que atendam aos requisitos legais. No caso das procurações particulares, é possível utilizar assinatura com reconhecimento de firma ou assinatura eletrônica por meio do GOV.BR.

Já documentos de curatela e interdição seguem regras judiciais próprias e, por isso, não precisam apresentar expressamente poderes específicos para o Farmácia Popular.

Treinamento reduz glosas

A capacitação contínua das equipes é apontada como uma das principais estratégias para reduzir inconsistências. Segundo Mesquita, os atendentes não precisam ter formação jurídica, mas devem seguir um processo padronizado de conferência documental.

O foco deve estar na análise correta dos dados cadastrais e das informações presentes na documentação apresentada.

Atendimento também influencia a fidelização

Além da conformidade legal, a forma como a farmácia se comunica com o cliente também é importante. Quando houver alguma inconsistência documental, a recomendação é orientar o paciente de maneira clara sobre as correções necessárias, evitando conflitos e preservando o relacionamento com o consumidor.

Vínculo familiar não basta

A retirada de medicamentos baseada apenas no grau de parentesco ainda ocorre em algumas localidades, mas pode representar risco para a farmácia durante auditorias.

O especialista reforça que é necessário haver documentação adequada e que a venda deve estar corretamente vinculada ao paciente, evitando registros em nome do procurador.

Checklist fortalece os processos

Para reduzir riscos, as farmácias devem adotar rotinas padronizadas de conferência documental. Entre os principais pontos estão a validação dos dados do paciente e do representante, a verificação dos poderes previstos na procuração, a conferência de assinaturas eletrônicas, quando houver, a análise da validade do documento e a organização adequada dos arquivos.

Segundo Mesquita, a maior parte dos problemas identificados em auditorias está relacionada a falhas na conferência das informações e não à autenticação realizada pelos cartórios.